CASE STUDY
Eislaufverein Aurora
Problem
Die Verwaltung der Schnupperkurs-Anmeldungen erfolgte bisher über ein einfaches Online-Formular auf der Vereinswebsite. Nach dem Absenden der Anfrage erhielten die ehrenamtlichen Mitarbeitenden die Anmeldedaten manuell und mussten anschließend zusätzliche Informationen individuell bei den Interessenten einholen. Dieser wiederkehrende Austausch führte zu hohem organisatorischem Aufwand und zeitlichen Verzögerungen – sowohl für die Mitarbeitenden als auch für die Teilnehmenden. Zudem fehlte eine zentrale Übersicht über den aktuellen Anmeldestatus, wodurch die Nachverfolgung und Koordination der Kurse erschwert wurde.
Kundennutzen
Durch die neu entwickelte Landingpage konnte der organisatorische Aufwand für die ehrenamtlichen Mitarbeitenden deutlich reduziert werden. Interessenten geben nun alle relevanten Informationen direkt im Anmeldeformular ein, das sich dynamisch anpasst – beispielsweise werden zusätzliche Felder angezeigt, wenn Schlittschuhe benötigt werden, inklusive Größenangabe. Auch das Alter wird berücksichtigt, sodass automatisch die passenden Kinder- oder Erwachsenenkurse angezeigt werden.
Sobald ein Kurs die maximale Teilnehmerzahl von zehn Personen erreicht, wird dies in der Anmeldung direkt ersichtlich, wodurch Überbuchungen vermieden werden. Nach dem Absenden des Formulars erhält der Interessent automatisch eine Bestätigungs-E-Mail mit allen relevanten Informationen.
Im internen Login-Bereich können die Mitarbeitenden jederzeit einsehen, welche Personen sich zu welchen Kursen angemeldet haben, welcher Trainer die jeweiligen Kurse betreut und welche individuellen Daten zu den Teilnehmenden vorliegen. Dadurch entsteht eine zentrale, transparente und zeitsparende Verwaltungsbasis.
Für Demonstrationszwecke wird dieses System exemplarisch anhand des fiktiven Eislaufvereins Aurora mit Testdaten dargestellt.
Natalia Ungefur
Sportwart